VEDTÆGTER FOR ARKIVRÅDET I ASSENS KOMMUNE
§ 1
Stk. 1 Arkivrådet er et samarbejdsorgan for de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune
Stk. 2 Arkivrådet fungerer som bindeled mellem Assens kommune og de lokalhistoriske arkiver. De
lokalhistoriske arkiver varetager det lokalhistoriske arbejde i hver deres virkeområde. Arkiverne er
selvstændige enheder med ansvar for det enkelte arkivs faglighed og økonomi.
§ 2
Arkivrådet skal arbejde for, at Assens kommune er dækket af arkiver, og at arkiverne gives
rammer, der sikrer de i § 4 nævnte kriterier for tilskud.
§ 3
Stk.1 Til Arkivrådet udpeger de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune hver to repræsentanter
og en suppleant, som begge skal være fra arkivernes bestyrelse eller ledelse.
Stk. 2 Arkivrådet tiltrædes uden stemmeret af lederen af Museum Vestfyn, kommunens
stadsarkivar, såfremt denne ikke allerede er valgt til arkivrådet, samt af lederen af bibliotekerne i
Assens Kommune.
Stk. 3 Arkivrådet fastsætter sin egen forretningsorden og afholder mindst et møde
(generalforsamling) om året med følgende dagsorden, der udsendes senest tre uger før
afholdelsen,
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Formandens beretning
- Fremlæggelse af regnskab for Arkivrådets arbejde
- Fremlæggelse af forslag til budget ifølge § 4 stk. 1
- Indkomne forslag, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest ti dage før
mødet. - Valg af formand Formanden vælges for et år ad gangen mellem de i § 3 stk.1 nævnte
repræsentanter - Valg af medlemmer til forretningsudvalget. Der vælges to medlemmer i lige år og to i ulige.
Formanden og de fire medlemmer udgør Arkivrådets forretningsudvalg, som fastlægger sin egen
forretningsorden. - Valg af to suppleanter for ét år
- Valg af revisor for ét år
- Beretning fra medlem valgt til Museum Vestfyns bestyrelse
- Valg af medlem til Museum Vestfyns bestyrelse for 2 år
- Eventuelt
Stk. 4. Arkivrådets forretningsudvalg består desuden af stadsarkivaren – der deltager uden
stemmeret.
§ 4
Stk. 1 Arkivrådets forretningsudvalg udarbejder forslag til budget for arkivområdet ud fra de
indkommende ønsker, og foretager en begrundet indstilling til Assens kommune om fordeling af
de af byrådet bevilgede midler til det lokalhistoriske arbejde.
Stk. 2 En forudsætning for, at det enkelte arkiv kan modtage støtte ifølge § 4 stk. 1, er
a) at det indsamlede materiale opbevares på betryggende vis i egnede lokaler.
b) at der inden for et nærmere fastsat tidspunkt er offentlig adgang til arkivet
c) at der til enhver tid er en arkivleder af arkivet, der udfører arbejdet i henhold til det enkelte
arkivs vedtægter
d) at arkivet årligt afleverer et godkendt og revideret regnskab for de tildelte midler til Arkivrådets
forretningsudvalg
e) at der sendes en kort beretning om arkivets arbejde det foregående år til Arkivrådets
forretningsudvalg
Stk. 3 Arkivrådet afleverer til Assens kommune et samlet regnskab, årsrapport for rådets virke og
for det foregående års tildeling af midler til arkiverne 1. maj hvert år. Regnskabet skal være
godkendt af en revisor. Som bilag vedlægges de godkendte og reviderede regnskaber for de
enkelte arkiver.
§ 5
Stk. 1 Arkivrådet arbejder for samarbejdet mellem de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune,
ligesom Arkivrådet kan medvirke til, samarbejder med det stedlige statsanerkendte museum,
biblioteker, skoler og andre kulturinstitutioner.
Stk. 2 Arkivrådet kan nedsætte ad hoc-udvalg
§ 6
Nærværende vedtægter kan kun ændres på en ordinær generalforsamling med to tredjedel af de
fremmødte stemmer.
Således vedtaget på årsmødet på Helnæs den 2.4.2009.
8§ 3, stk. 1 ændret på årsmødet i Vissenbjerg 16. april 2012.
Godkendt på generalforsamling den 22. maj 2024