VEDTÆGTER FOR ARKIVRÅDET I ASSENS KOMMUNE
§ 1
Stk. 1 Arkivrådet er et samarbejdsorgan for de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune
Stk. 2 Arkivrådet fungerer som bindeled mellem Assens kommune og de lokalhistoriske arkiver. De lokalhistoriske arkiver varetager det lokalhistoriske arbejde i hver deres virkeområde. Arkiverne er selvstændige enheder med ansvar for det enkelte arkivs faglighed og økonomi.
§ 2
Arkivrådet skal arbejde for, at Assens kommune er dækket af arkiver, og at arkiverne gives rammer, der sikrer de i § 4 nævnte kriterier for tilskud.
§ 3
Stk. 1 Til Arkivrådet udpeger de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune hver to repræsentanter og en suppleant, som begge skal være fra arkivernes bestyrelse eller ledelse.
Stk. 2 Arkivrådet tiltrædes uden stemmeret af lederen af Vestfyns Museer samt af lederen af bibliotekerne i Assens kommune.
Stk. 3 Arkivrådet fastsætter sin egen forretningsorden og afholder mindst et møde om året med følgende dagsorden, der udsendes senest tre uger før afholdelsen,
1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab for Arkivrådets arbejde
4. Fremlæggelse af forslag til budget ifølge § 4 stk. 1
5. Indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest ti dage før mødet.
6. Valg af formand Formanden vælges for et år ad gangen mellem de i § 3 stk.1 nævnte repræsentanter
7. Valg af medlemmer til forretningsudvalget. Der vælges to medlemmer i lige år og to i ulige. Formanden og de fire medlemmer udgør Arkivrådets forretningsudvalg, som fastlægger sin egen forretningsorden.
8. Valg af to suppleanter 9. Valg af revisor 10. Eventuelt
§ 4
Stk. 1 Arkivrådet udarbejder forslag til budget for arkivområdet og foretager en begrundet indstilling til Assens kommune om fordeling af de af byrådet bevilgede midler til det lokalhistoriske arbejde.
Stk. 2 En forudsætning for, at det enkelte arkiv kan modtage støtte ifølge § 4 stk. 1, er
a) at det indsamlede materiale opbevares på betryggende vis i egnede lokaler.
b) at der inden for et nærmere fastsat tidspunkt er offentlig adgang til arkivet
c) at der til enhver tid er en ansvarlig leder af arkivet
d) at arkivet årligt afleverer et godkendt regnskab for de tildelte midler til Arkivrådet
Stk. 3 Arkivrådet afleverer til Assens kommune et samlet regnskab for rådets virke og for det foregående års tildeling af midler til arkiverne senest den 1. april hvert år. Regnskabet skal være godkendt af en revisor. Som bilag vedlægges de godkendte regnskaber for de enkelte arkiver.
§ 5
Stk. 1 Arkivrådet arbejder for samarbejdet mellem de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune, ligesom Arkivrådet kan medvirke til samarbejder med det stedlige statsanerkendte museum, biblioteker, skoler og andre kulturinstitutioner.
Stk. 2 Arkivrådet kan nedsætte ad hoc-udvalg
§ 6
Nærværende vedtægter kan kun ændres på et ordinært årligt møde med to tredjedel af de fremmødte stemmer.
Således vedtaget på årsmødet på Helnæs den 2.4.2009.
§ 3, stk. 1 ændret på årsmødet i Vissenbjerg 16. april 2012.